Como fazer a automatização de processos do seu negócio. Confira o passo a passo!

Uma das coisas que faz um empreendedor gastar dinheiro além do esperado é, seu processo interno, isso inclui, toda a rotina de todos os setores dentro da empresa, indo desde o recebimento de notas fiscais de fornecedores, até o cálculo da folha para pagamentos dos funcionários.

Quando os processos que deveriam ser automatizados, são feitos de forma manual, o resultado é, mais tempo gasto, e, consequentemente, mais dinheiro perdido. E, é nessa hora que o gestor que conhece os processos da empresa, deverá atuar para melhorar as rotinas de cada setor.

Neste artigo, vamos demonstrar como a Softpixel faz para automatizar os processos de seus clientes e como você pode usar essas dicas para melhorar as rotinas dentro da sua empresa, para que, você reduza tempo e dinheiro, e, aumente, sua margem. Continue conosco.

1- Faça o levantamento e documentação das necessidades

Após entender que um determinado processo precisa ser automatizado, o primeiro passo a se fazer é o levantamento dos requisitos, ou seja, sente com a pessoa que executa o processo, entenda como é feito, e, peça sugestões do que poderia ser melhorado, pois, nada melhor que, a própria pessoa que faz a rotina, falar sobre ela.

Com as informações anotadas após esse bate papo, crie um documento para montar o escopo do projeto. Esse documento servirá para acompanhar a criação do novo processo, e nele, estará determinado o que precisará ser feito. Peça para o usuário validar a documentação.

2- Desenhe do fluxo do novo processo

A partir do momento que você estiver com todos os dados levantados, e, com a ideia de como será após automatizado, é hora de criar o fluxo do processo, para verificar como o mesmo ficará após a adequação da rotina, e, comparar com o processo anterior para saber se houve ganho de tempo, e, se a qualidade no resultado permaneceu a mesma, ou, melhorou ainda mais.

Aqui na Softpixel, para desenhar o fluxo do processo, nós usamos o Bizagi. Com ele, é possível criar o fluxo de processos com a técnica de BPMN, e, depois exportar para .pdf, ou como imagem, para validar com o usuário se o novo fluxo está de acordo com o esperado, e, se, assim trará melhores resultados. E, o melhor de tudo é, o Bizagi possui uma versão gratuita.

3- Crie telas de exemplo

Ao criar uma nova rotina dentro de uma empresa para automatizar processos, é ideal que ela esteja de acordo com a experiência do usuário, isso quer dizer que, de nada adianta criar um novo sistema para automatizar um processo, se, ele se tornou muito mais complexo de quando era feito de forma manual.

Pensando nisso, a maioria das pessoas tem características para um melhor aprendizado, quando é feito de forma visual, ou seja, o usuário precisa ver o processo funcionando, para entender, opinar, sugerir, e, validar o processo. Pensando nisso, com o fluxo do processo criado, fica fácil de você criar telas como exemplo, para o usuário entender como funciona.

Mais um programa que usamos aqui, é o Balsamiq, é um software pago, porém, tem a versão de degustação, com ele, você poderá criar telas básicas, e, mostrar para o usuário o processo funcionando, com isso, facilitará até mesmo, o desenvolvedor na hora da criação. Então, use essa dica a seu favor, e, crie telas básicas para ver melhor o funcionamento do processo.

4- Monte um cronograma de desenvolvimento

Se o processo depende do desenvolvimento de uma nova plataforma tecnológica, deve-se então, após tudo validado com o usuário, incluindo o fluxo e as telas básicas que foram criadas, montar um cronograma para desenvolver, homologar, e, entregar a rotina pronta para que a área passe a utilizá-la.

Pensando em métodos ágeis de gestão de projetos, ao montar esse cronograma, intercale as tarefas de desenvolvimento com a de homologação, ou seja, para cada tarefa concluída do desenvolvedor, coloque no meio, uma de homologação, pois assim, evitará ter que refazer o projeto inteiro se a cada entrega não for o que o usuário esperava.

5- Acompanhe a criação

Para que nada saia do que foi planejamento, e, também, para agilizar o processo de criação, é necessário acompanhar, pois, assim, é possível sugerir melhorias, e, validar o projeto passo a passo.

Mas, acompanhar, não é ficar ao lado do desenvolvedor, ou, cobrá-lo de hora em hora. Neste caso, acompanhe o cronograma, e, quando estiver previsto para ele entregar uma determinada tarefa, aí sim, você poderá solicitá-lo.

6- Homologue e sugira melhorias se houver necessidade

A cada entrega do desenvolvedor, é preciso homologar e verificar se o processo de criação está seguindo o que foi determinado no escopo do projeto. Se estiver tudo certo, determine a tarefa como concluída, caso contrário, informe o que precisa ser ajustado, e devolva a atividade para o desenvolvedor.

Caso, o processo esteja de acordo com o que foi planejado, mas, você identificou que algo ainda pode ser melhorado, ou, da forma que foi planejado, não foi bem estruturado, proponha melhorias para o desenvolvedor, para ele avaliar, se essa melhoria pode ser implementada ou não.

7- Valide o processo novamente

Após feitos os ajustes necessários, e, aplicado as melhorias, é hora de validar novamente o processo. Neste momento, é preciso fazer o processo do início ao fim, e verificar se está tudo certo e sem erros. Estando tudo de acordo, finalize o projeto como concluído.

Outra atividade importante é, comparar o novo processo criado com o que era feito anteriormente, isso servirá, para avaliar os benefícios que tiveram com a criação dessa nova rotina, e, se realmente será interessante colocá-la em produção.

8- Coloque o processo em produção

Validado o processo e levantado os benefícios que o mesmo trará comparando com o que era anteriormente, é o momento de colocá-lo em produção. Neste momento, também é necessário treinar os usuários finais, assim como, fazer um documento de como utilizar a nova ferramenta.

Monitore o processo em produção, e, veja se está sendo feito da forma com o que foi levantada no início do projeto. E, caso apresente algum erro, é necessário entrar em contato com o desenvolvedor, passar o erro, para ele analisar o que ocorreu.

#Principais vantagens da automatização de processos!

  • Redução de custos, pois, reduzirá trabalhos manuais, podendo assim, designar mais funções aos colaboradores;

  • Maior confiabilidade dos dados;

  • Maior agilidade na execução de determinada tarefa;

  • Aperfeiçoamento de processos;

  • Realizar tarefas em menor tempo.

Conclusão

Para finalizar, automatizar os processos dentro de sua empresa irá aumentar a produtividade, diminuir seus custos e consequentemente, trazer melhores resultados, podendo assim, aumentar sua margem de lucro.

Com isso, tenho uma pergunta para você. Os processos do seu negócio são automatizados, ou, são feitas muitas tarefas manuais? Se sua resposta foi: Ainda existem muitos processos manuais, entendemos que você já aprendeu que é possível, e, é preciso mudar.

Agora, se existir alguma dificuldade ao automatizar os processos de sua empresa, a Softpixel pode te ajudar com isso, entre em contato conosco, e conte-nos mais sobre elas!

Um abraço!

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Entre em contato conosco e responderemos o mais rápido possível.

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